一筆の土地、一個の建物ごとに記録されている登記記録を要約した書面のこと。
従来は、登記記録（登記用紙）が紙で調製され、バインダー式の帳簿に閉じられており、これを登記所内の所定の場所で閲覧することができたが、現在では大半の登記所がコンピュータ化されたため閲覧ができない。そこで閲覧に代わるものとして、磁気ディスク上の登記記録の要約を、希望者が入手できるようにしたものが登記事項要約書である。
なお、登記事項要約書は、その登記所が管轄している区域内の不動産に関して交付されるのみであり、他の登記所の管轄については交付されない。これは、閲覧制度の代替が登記事項要約書であるからだと考えられる。
また、登記事項要約書は、登記事項証明書よりも記載事項が少ない。
まず、現在の権利だけが登記事項要約書に記載され、過去の権利の発生・移転・消滅の履歴は判らない状態になっている。また、権利の発生原因（売買など）も省略されているので知ることができない。また、登記の受付番号・受付年月日も省略されているので知ることができない。