差出人が送った手紙（書面）の写しを郵便局が保存することにより、郵便局が手紙（書面）の内容を公的に証明するという制度である。
ただし、内容証明郵便はあくまで手紙の内容を証明するだけであり、その手紙が相手方に到達したことまで証明するものではない。そのため、通常は「配達証明付の速達書留内容証明郵便」として郵送するのが一般的である。
内容証明郵便を出すことができるのは、集配郵便局および支社が指定した郵便局に限られており、小さな郵便局では取り扱わない。
内容証明郵便を書く要領は次のとおりである。
1．紙に次の字数で文章を書く（句読点も１字として計算する）。
1）縦書きの場合：1枚につき1行20字以内、1枚26行以内（520字以内）
2）横書きの場合：1枚につき20字×26行、13字×40行、26字×20行以内（520字以内）
2．使用できる文字は原則としてひらがな、カタカナ、漢字、および数字である。アルファベットは、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞だけに使うことができる。また一般的に使用されている記号は使うことができる。
3．紙の大きさや種類は自由である。B5、A4、B4、コピー用紙などでよい。また、手書きでもパソコンで作成でもよい。
4．上記1．2．3．の要領で作成した手紙のコピーを普通のコピー機で2部作成する。
5．手紙が2枚以上の紙になるときは、綴目（とじめ）に契印（けいいん）を押す（2枚以上からなる手紙の1枚目と2枚目にまたがって印鑑を押すことを「契印」という。契印に使用するのは、実印や代表者印である必要はなく、認印〔会社の場合は社印〕でよい）。
6．一つの封筒に、手紙に書いた相手方の住所氏名・自分の住所氏名と同一のものを書く。
内容証明郵便を郵便局で発送する手続きは次のとおりである。
1．用意した封筒、手紙、そのコピー2部、印鑑（実印や代表者印である必要はなく、認印〔会社の場合は社印〕でよい）を郵便局に持参する。印鑑を持参するのは、契印を忘れたときや郵便局で指摘を受け訂正をするために必要になる可能性があるからである。
2．書留、配達証明付き、内容証明、速達で郵送の手続きをする。料金は、手紙の枚数および封筒の大きさ・重量に応じて異なる。
3．コピーの1部に「この郵便物は○年○月○日第○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。○○郵便局長」と押印されたものが返却される。この押印されたコピーは、手紙の差出人が保管する（残りのコピー1部は郵便局に5年間保管される。手紙そのものは相手方に郵送される）。
また、e内容証明（電子内容証明）というインターネットを通じて内容証明郵便を受け付けている仕組みもある。